Vaga na FAO: Assistente Administrativo – Viagens (m/f)

Resumo por IA

The FAO Representation in Angola seeks an Administrative Assistant for Travel to support travel planning, authorization, and reimbursement processing. The role involves compiling monthly travel plans, initiating travel authorizations, and processing expense claims, working under the supervision of the FAO Assistant Representative. This is a full-time, 11-month national project personnel position based in Luanda.

• Full-time, 11-month contract with FAO Angola in Luanda
• Responsible for travel planning, authorizations, and reimbursements
• Must comply with FAO rules and regulations on travel
• Open to qualified nationals, especially women and underrepresented groups

Descrição da fonte original

Partilhar: Tempo Inteiro Angola, Luanda Postado 2 semanas atrás 🇦🇴 Não perca nenhuma Vaga! Receba as melhores oportunidades em Angola gratuitamente no seu celular. Canal WhatsApp Grupo Telegram FAO - Organização das Nações Unidas para Alimentação e Agricultura Assistente Administrativo – Viagens Data de Publicação: 17/Julho/2026 Data de Encerramento: 31/Julho/2026, 23:59 Unidade Orgânica: FRANG – Representação da FAO em Angola Tipo de Vaga: Oportunidades para não-funcionários Tipo de Requisição: NPP (Pessoal Nacional de Projecto) Grau: N/A Localização Principal: Angola-Luanda Duração: 11 meses Número do Posto: N/A AVISO IMPORTANTE: A Data e Hora de Encerramento apresentadas acima baseiam-se nas definições de data e hora do seu dispositivo pessoal. A FAO está empenhada em alcançar a diversidade da sua força de trabalho em termos de género, nacionalidade, formação e cultura. Candidatas qualificadas, nacionais qualificados de Estados-Membros não representados ou sub-representados, e pessoas com deficiência são encorajados a candidatar-se. Todos os que trabalham para a FAO devem respeitar os mais elevados padrões de integridade e conduta profissional, e defender os valores da FAO. A FAO, enquanto Agência Especializada das Nações Unidas, tem uma política de tolerância zero perante condutas incompatíveis com o seu estatuto, objectivos e mandato, incluindo exploração e abuso sexual, assédio sexual, abuso de autoridade e discriminação. Todos os candidatos seleccionados serão submetidos a verificações rigorosas de referências e antecedentes. Todas as candidaturas serão tratadas com a mais estrita confidencialidade. O compromisso da FAO com a sustentabilidade ambiental é parte integrante dos seus objectivos estratégicos e operações. Enquadramento Organizacional A Organização das Nações Unidas para a Alimentação e a Agricultura (FAO) contribui para a concretização da Agenda 2030 através do Quadro Estratégico da FAO, apoiando a transformação para sistemas agroalimentares mais eficientes, inclusivos, resilientes e sustentáveis, em prol de uma melhor produção, melhor nutrição, um melhor ambiente e uma vida melhor, não deixando ninguém para trás. A FAO Angola (FRANG) é um escritório de país que trabalha em conjunto com o Governo, as partes interessadas nacionais e os parceiros internacionais no desenvolvimento de políticas, programas e projectos destinados a alcançar a segurança alimentar, reforçar os sectores agrícola, das pescas e florestal, e promover a utilização sustentável dos recursos naturais. Linhas Hierárquicas Sob a supervisão geral do Representante da FAO em Angola e a supervisão directa do Representante Assistente da FAO (Administração), o(a) titular prestará serviços de apoio administrativo aos programas e projectos da FAO em Angola, assegurando que as acções relacionadas com viagens sejam executadas em conformidade com as regras, regulamentos e procedimentos internos da FAO. Foco Técnico Prestar apoio administrativo e operacional de rotina às actividades da FAO, em conformidade com as regras e procedimentos estabelecidos. Tarefas e Responsabilidades Compilar, consolidar e manter o Plano Mensal de Viagens, assegurando a sua submissão atempada ao Comité de Viagens; Iniciar autorizações de viagem para deslocações nacionais e internacionais, garantindo o cumprimento dos planos de viagem, das autorizações de segurança, dos termos de referência e a articulação com as agências de viagens; Processar os pedidos de reembolso de despesas de viagem, tanto nacionais como internacionais, de acordo com as regras e políticas da Organização; verificar as viagens realizadas em função dos direitos aplicáveis; Preparar toda a documentação relacionada com viagens nos sistemas corporativos da FAO, incluindo Autorizações de Viagem, Pedidos de Pagamento, Autorizações de Segurança e Pedidos de Reembolso de Despesas de Viagem para o pessoal de programas e projectos; Identificar, rever e reclamar reembolsos de custos de viagem junto de agências de viagens ou viajantes; processar pagamentos autorizados de montante fixo, adiantamentos de viagem e reclamações posteriores, e tomar as medidas de acompanhamento necessárias; Apoiar o pessoal e consultores na aquisição de bilhetes de avião; articular-se com as agências de viagens internas para garantir os trajectos e tarifas mais económicos; Criar e manter registos de fornecedores (principalmente para viajantes não-funcionários) no sistema GRMS; Orientar e informar o pessoal sobre questões administrativas relacionadas com viagens, incluindo vistos, autorizações de segurança e procedimentos de documentação; em articulação com o Assistente de Escritório da FAO, apoiar os procedimentos protocolares e o acompanhamento dos pedidos de visto junto do Ministério das Relações Exteriores; Extrair, introduzir, manter e verificar a exactidão dos registos de viagem nos sistemas corporativos da Organização; apoiar na regularização de saldos pendentes relacionados com viagens, através da revisão das listas de recuperação dos viajantes e da adopção de medidas de acompanhamento; Apoiar na preparação dos orçamentos de custos de viagem e manter registos de controlo orçamental e estatístico; preparar orçamentos de actividades e os respectivos pedidos de adiantamento, sob orientação dos coordenadores de programas/projectos; Organizar e coordenar locais de formação e alojamento para participantes convidados em workshops, seminários e reuniões; assegurar o cumprimento dos requisitos de segurança por todos os viajantes; Emitir ordens de compra de viagens para projectos, sob orientação expressa do projecto e/ou programa, mediante a submissão das especificações técnicas; iniciar pedidos administrativos, financeiros e de pagamento para pequenas aquisições; Iniciar e monitorizar os processos de aquisição no sistema GRMS; acompanhar a tabela de requisições de todos os projectos em curso e dar seguimento à finalização dos processos de aquisição; Apoiar a recolha de informação sobre ajudas de custo diárias (DSA), dados de agências de viagens e outros inquéritos administrativos; colaborar com agências das Nações Unidas, autoridades locais e parceiros de implementação em questões administrativas e de viagens; Gerir os pedidos de Mobilidade das Nações Unidas, assegurando exactidão, integralidade e processamento atempado, em conformidade com os procedimentos corporativos; Manter os ficheiros de escritório e os sistemas de referência de acordo com os procedimentos-padrão, tanto em formato electrónico como em papel; Compilar e organizar informação de diversas fontes para relatórios, criar folhas de cálculo e apresentações, e gerir bases de dados para listas de distribuição e outras informações; Desempenhar quaisquer outras funções conforme necessário. Os Candidatos Serão Avaliados de Acordo com o Seguinte Requisitos Mínimos Educação: Ensino secundário concluído; Dois anos de experiência relevante em trabalho de apoio administrativo; Conhecimento de trabalho (nível C) da língua inglesa, francesa ou espanhola; Nacionalidade angolana. Competências Nucleares da FAO Orientação para Resultados; Trabalho em Equipa; Comunicação; Construção de Relações Eficazes; Partilha de Conhecimento e Melhoria Contínua. Competências Técnicas/Funcionais Conhecimento dos procedimentos administrativos padrão, capacidade de comunicar com clareza, elevadas competências organizacionais, literacia informática e capacidade de utilizar processamento de texto, Excel e software de bases de dados padrão. Discrição, cortesia, tacto e capacidade de trabalhar sob prazos apertados; Bom conhecimento dos princípios e procedimentos administrativos (viagens); Proficiência nas aplicações do Microsoft Office. Informação Adicional A FAO não cobra qualquer taxa em nenhuma fase do processo de recrutamento (candidatura, entrevista, processamento); As candidaturas recebidas após a data de encerramento não serão aceites; A FAO apenas considera qualificações académicas superiores obtidas em instituições acreditadas/reconhecidas na Base de Dados Mundial do Ensino Superior (WHED), uma lista actualizada pela Associação Internacional de Universidades (IAU)/Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO). A lista pode ser consultada em http://www.whed.net/ ; Para outras oportunidades de emprego, visite o website de emprego da FAO: http://www.fao.org/employment/home/en/ ; A nomeação estará sujeita à certificação de que o candidato está clinicamente apto para o cargo, bem como a acreditação, quaisquer requisitos de residência ou visto, e autorizações de segurança. A FAO procura diversidade de género, geográfica e linguística no seu pessoal e consultores internacionais, de forma a melhor servir os Membros da FAO em todas as regiões. Tagged as: FAO - Organização das Nações Unidas para Alimentação e Agricultura Para se candidatar, por favor visite jobs.fao.org . Partilhar: 🎯 Ofertas diárias por nível? 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