Administrative Assistant-Travel

Resumo por IA

A FAO Angola (FRANG) recruta um(a) Assistente Administrativo(a) de Viagens para apoiar a gestão de planos de viagem, autorizações, reembolsos, bilhetes e documentação de vistos, em conformidade com as regras e sistemas internos da Organização. O(A) profissional reportará ao Representante Adjunto da FAO (Administração) e trabalhará em estreita ligação com equipas de programas, projetos e protocolo em Luanda.

• Vaga na Organização das Nações Unidas para a Alimentação e Agricultura (FAO) em Angola.
• Regime de tempo inteiro, com foco em apoio administrativo e operacional de viagens.
• Responsabilidades incluem planos de viagem mensais, autorizações, reembolsos e apoio a vistos.
• Exige coordenação com agências de viagens, Comité de Viagens e sistemas corporativos da FAO.
• Ambiente institucional internacional, com foco em segurança alimentar e sustentabilidade.

Descrição da fonte original

Sobre a Vaga Contexto Organizacional O compromisso da FAO com a sustentabilidade ambiental é integral aos nossos objetivos estratégicos e operações. A Organização das Nações Unidas para a Alimentação e Agricultura (FAO) contribui para o cumprimento da Agenda 2030 através do Quadro Estratégico da FAO, apoiando a transformação para sistemas agroalimentares MAIS eficientes, inclusivos, resilientes e sustentáveis, para uma melhor produção, melhor nutrição, um melhor ambiente e uma vida melhor, sem deixar ninguém para trás. A Organização das Nações Unidas para a Alimentação e Agricultura (FAO) apoia a transformação para sistemas agroalimentares mais eficientes, inclusivos, resilientes e sustentáveis para uma melhor produção, melhor nutrição, um melhor ambiente e uma vida melhor, sem deixar ninguém para trás. O FAO Angola (FRANG) é um escritório nacional que trabalha com o Governo, partes interessadas nacionais e parceiros internacionais para desenvolver políticas, programas e projetos que visam alcançar a segurança alimentar, fortalecer os setores agrícola, das pescas e florestal, e promover o uso sustentável dos recursos naturais. Linhas de Reporte Sob a supervisão geral do Representante da FAO em Angola e a supervisão direta do Representante Adjunto da FAO (Administração), o titular fornecerá serviços de apoio administrativo para os programas e projetos da FAO em Angola, garantindo que as ações de viagem sejam realizadas em conformidade com as regras, regulamentos e procedimentos internos da FAO. Foco Técnico Fornecer apoio administrativo e operacional de rotina às atividades da FAO, em conformidade com as regras e procedimentos estabelecidos. Tarefas e Responsabilidades Compilar, consolidar e manter o Plano de Viagem Mensal e garantir a submissão atempada ao Comité de Viagens; Iniciar autorizações de viagem para viagens nacionais e internacionais, garantindo a adesão aos planos de viagem, autorizações de segurança, termos de referência e ligação com agências de viagens. Processar pedidos de reembolso de despesas de viagem para viagens nacionais e internacionais, de acordo com as regras e políticas da Organização; verificar as viagens realizadas em relação aos direitos apropriados; Preparar toda a documentação relacionada com viagens nos sistemas corporativos da FAO, incluindo Autorizações de Viagem, Pedidos de Pagamento, Autorizações de Segurança e Pedidos de Reembolso de Despesas de Viagem para o pessoal do programa e do projeto; Identificar, rever e solicitar reembolsos de custos de viagem a agentes de viagens ou viajantes; processar pagamentos de montantes fixos autorizados, adiantamentos de viagem e pedidos de reembolso posteriores (post-factum) e tomar as ações de acompanhamento necessárias; Apoiar o pessoal e consultores na compra de bilhetes de avião; ligar com agentes de viagens internos para garantir a obtenção de rotas e tarifas mais económicas; Criar e manter registos de fornecedores (principalmente para viajantes não-funcionários) no sistema GRMS; Informar e fornecer informações de regresso ao pessoal sobre questões administrativas relacionadas com viagens, incluindo vistos, autorizações de segurança e procedimentos de documentação; em ligação com o Assistente de Escritório da FAO, apoiar os procedimentos de protocolo e acompanhar os pedidos de visto junto do Ministério dos Negócios Estrangeiros; Extrair, inserir, manter e verificar a exatidão dos registos de viagens nos sistemas corporativos da Organização; auxiliar na liquidação de saldos pendentes relacionados com viagens, revendo as listas de recuperação dos viajantes e tomando ações de acompanhamento; Auxiliar na preparação de orçamentos de custos de viagem e manter registos de controlo orçamental e estatístico; preparar orçamentos de atividade e os correspondentes pedidos de adiantamento sob a orientação dos coordenadores de projetos do programa; Organizar e coordenar locais de formação e alojamento para participantes convidados para workshops, seminários e reuniões; garantir a conclusão dos requisitos de segurança por todos os viajantes; Emitir ordens de compra de viagem para projetos sob a orientação expressa do projeto e/ou programa, após a submissão de especificações técnicas; iniciar pedidos Administrativos, Financeiros e de Pagamento para pequenas compras; Iniciar e monitorizar os processos de aquisição (procurement) no sistema GRMS; acompanhar a tabela de requisições para todos os projetos em curso e acompanhar a finalização das aquisições; Apoiar a recolha de informações sobre Subsídios de Estadia (DSA), dados de agências de viagens e outros inquéritos administrativos; colaborar com agências da ONU, autoridades locais e parceiros de implementação em questões de viagem e administrativas; Gerir os pedidos de Mobilidade da ONU (UN Mobility), garantindo a precisão, integralidade e processamento atempado em linha com os procedimentos corporativos; Manter sistemas de arquivo e referência do escritório de acordo com os procedimentos padrão,