Assistente Administrativo

O/A Assistente Administrativo será responsável por apoiar a gestão dos processos de vistos, viagens, alojamento e deslocações profissionais da Acqua, assegurando a organização eficiente das actividades e o cumprimento dos prazos, requisitos e procedimentos aplicáveis.

A função inclui a gestão da documentação de viagem, reservas de voos e hotéis, organização de itinerários e acompanhamento dos processos junto de agências de viagens, companhias aéreas, hotéis e entidades consulares.

Em articulação com a Gestão, os Recursos Humanos e os colaboradores, contribuirá para que as deslocações profissionais decorram de forma organizada e alinhada com as necessidades operacionais e as políticas da empresa.

Localização:

Angola, Acqua, ETA Sudeste, Sistema III

Departamento:

Operações

Nível da posição:

Assistente

Reporta a:

Supervisor Administrativo

Responsabilidades:

Gestão de Vistos e Documentação de Viagem

Gerir os processos administrativos de obtenção de vistos e a documentação necessária às deslocações profissionais.

Recolher, organizar e acompanhar a documentação exigida pelas entidades competentes.

Monitorizar os prazos e requisitos aplicáveis aos processos de vistos e viagens.

Articular com embaixadas, consulados e outras entidades relevantes para acompanhar os processos.

Reservas de Viagens e Alojamento

Efectuar reservas de voos, hotéis e outros serviços necessários às deslocações profissionais.

Articular com agências de viagens, companhias aéreas, hotéis e outros prestadores de serviços.

Acompanhar as reservas e comunicar as respectivas confirmações aos colaboradores.

Submeter à Gestão decisões que envolvam custos, alterações significativas ou excepções às políticas da empresa.

Organização de Itinerários e Deslocações

Organizar itinerários de viagem de acordo com as necessidades profissionais dos colaboradores.

Coordenar os detalhes das deslocações em articulação com a Gestão, os Recursos Humanos e as áreas envolvidas.

Acompanhar alterações nas viagens e reservas, assegurando uma comunicação atempada.

Contribuir para a resolução de situações que possam afectar as deslocações profissionais.

Registos e Acompanhamento Administrativo

Manter actualizados os registos de vistos, viagens, alojamento e reservas.

Organizar e conservar a documentação de suporte aos processos.

Acompanhar os pedidos em curso, assegurando o cumprimento dos prazos.

Executar as actividades dentro das políticas e procedimentos da empresa.

Experiência

Experiência mínima de 2 anos em funções administrativas, gestão de viagens e vistos.

Qualificações

Formação em Gestão, Recursos Humanos, Administração ou numa área similar.

Conhecimentos e Habilidades

Conhecimentos dos processos administrativos relacionados com vistos e documentação de viagem.

Capacidade para efectuar e acompanhar reservas de voos, hotéis e outros serviços.

Capacidade para organizar itinerários e coordenar deslocações profissionais.

Conhecimento prático das ferramentas do Microsoft Office.

Capacidade para manter registos e documentação organizados e actualizados.

Fluência em língua portuguesa.

Competências

• Organização, gestão de prioridades e cumprimento de prazos.
• Atenção ao detalhe e rigor no tratamento da documentação.
• Comunicação clara e eficaz com colaboradores, fornecedores e entidades externas.
• Proactividade e capacidade de resolução de problemas.
• Capacidade para trabalhar sob pressão e responder a alterações.
• Orientação para as necessidades dos colaboradores e para a qualidade do serviço.
• Trabalho em equipa e colaboração com diferentes áreas.
• Adaptabilidade, abertura à aprendizagem e compromisso com a melhoria contínua.
• Os Nossos Valores
• Orientação para o Cliente
• Excelência
• Inovação
• Integridade
• Perseverança
• Esta é uma excelente oportunidade para integrar a equipa da Acqua e contribuir directamente para a organização eficiente dos processos de vistos, viagens e alojamento, apoiando os colaboradores e a continuidade das actividades da empresa.
• Acreditamos que a diversidade fortalece a nossa organização e acolhemos candidaturas de pessoas de todas as origens e experiências. Queremos que todos os candidatos possam dar o seu melhor desempenho. Se necessitar de alguma adaptação razoável durante o processo de candidatura ou entrevista, entre em contacto através do e-mail, e trabalharemos consigo para responder às suas necessidades.
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